Google Docs

¿Qué es Google Docs?

   Google Docs es una herramienta de Google que te permite crear varios tipos de documentos, trabajar en ellos con otros usuarios conectados a tiempo real y almacenar documentos y archivos, vía online y gratuitamente.

   ¿Cómo utilizar Google Docs?

    Primero deberás buscar Google Docs (Google Drive) en el buscador de Google y meterte en la página web de Google Docs. Para entrar en la página web deberás introducir tu dirección de correo electrónico y contraseña de Gmail.

Página de Google Docs

   Una vez confirmados los datos, entraremos directamente a la pantalla de inicio de Google  Docs. Donde encontramos el menú principal a la derecha, justo debajo del botón crear, desde el cual vamos a poder crear distintos formatos de documentos, la zona central donde aparecerán los documentos creados, y en el lado superior derecho los botones para ordenar y visualizar las carpetas y el acceso a configuración.

Entorno de Google Docs

   ¿Cómo crear un documento en Google Docs?

   Para crear un documento debemos darle en la pestaña de Crear y seleccionar el tipo de formato que queremos utilizar, en este caso seleccionamos Documento.

   Se nos abrirá una nueva pestaña con el documento, el cual tiene un formato muy similar al de formato word, con varias pestañas, la barra de herramientas y la regla en la parte superior del espacio para el texto, y las pestañas de compartir y comentarios en la parte superior derecha.

Ventana para crear un Documento en Google Docs

      La pestaña de Archivo, nos da varias posibilidades, entre las cuales vamos a destacar las opciones incluidas en esta herramienta.

Pantalla configuración para compartir

• Compartir el documento: Esta opción nos da la posibilidad de compartir nuestro documento con otras personas a tiempo real y que éstas puedan editarlo. Para ello debemos poner el acceso en público y en la opción de invitar a personas agregar su correo electrónico.

• Publicar en la web: Nos da la posibilidad de publicar nuestro documento en nuestro blog. Para ello debemos pinchar en publicar en la web y darle a iniciar publicación. A continuación se nos abrirá una ventana que nos da el código HTML, simplemente debemos copiarlo y en nuestro blog, crear una entrada y pegar este código en la pestaña HTML.



Imagen opción Descargar como

• Descargar documento: Ésta última opción, descargar como, es muy interesante ya que nos da la opción de poder descargar el documento en distintos formatos como pdf o odt (open data souvre), entre otros.

• Enviar por correo electrónico a  colaboradores: Al pinchar en esta opción se abre una pantalla parecida a la de la opción de compartir, simplemente que en esta opción nos da la posibilidad de otorgarle unos ciertos poderes al colaborador, los cuales son; editar, comentar o simplemente ver el documento. Además nos permite enviarnos a nuestro correo electrónico una copia del documento.
• Ver historial de revisión: Aquí nos da la posibilidad de ver todas las variaciones que hemos realizado del documento.

   ¿Cómo crear una presentación en Google Docs?

   Como ya hemos explicado, lo primero es ir a la opción crear y seleccionar la opción presentación. Nada más darle, se nos abrirá una nueva ventana que nos pedirá que seleccionemos un diseño para la presentación, el cual podremos modificar posteriormente.

Imagen pantalla principal de una presentación

   Este tipo de formato es muy similar al Power Point de Microsoft Office, en cuanto a la forma de utilizarlo, y muy parecido el menu Archivo al visto anteriormente para crear un documento. Por lo que solamente vamos a explicar una ampliación de la opción publicar en la web.

• Publicar en la web: Como hemos visto, nos genera el código HTML para copiar y pegar en nuestro blog, pero además nos da la posibilidad de determinar el tamaño de la presentación, de personalizarlo, cambiando manualmente los parámetros "width" y "height" que aparecen en el código HTML, o de determinar el tiempo de transición de las diapositivas de nuestra presentación.

   ¿Cómo crear un formulario en Google Docs?
   Desde la pantalla principal, lo primero es pinchar en crear y elegir la opción de formulario. A continuación, se nos abrirá una ventana donde nos pide introducir nombre para el formulario y seleccionar un diseño.
   Después aparecerá el formulario, donde debemos darle formato, es decir, crearlo poniendo: título de la pregunta, tipo de pregunta, tipo de respuesta, escribir las respuestas posibles, si queremos añadir algún elemento o enviar el formulario.
   Además desde la pantalla principal del formulario tenemos otras opciones como la de cambiar el tema seleccionado previamente, desde la opción tema, aceptar respuestas o seleccionar el destino de las respuestas. Si le damos a esta opción se nos genera una hoja de cálculo de excel con las respuestas al cuestionario realizado.

Ejemplo de formulario